El crecimiento requiere digitalización

Cuando empieza a tomar forma el proyecto de Casas de Montaña en 2017, se perfila también su proyección de crecimiento. En esta proyección se definen tres pilares fundamentales: (1) el cambio de la ubicación física donde se estaba desarrollando la empresa, (2) la incorporación de nuevos profesionales y (3) la integración de un sistema administrativo que involucrara todas las áreas de la construcción. Los dos primeros eran situaciones fáciles de solucionar para Pablo, o como mínimo conocidos por su experiencia de emprendedor. El último pilar era un reto. Como Pablo reconoce, encontrar “un sistema que nos pudiera ayudar en toda la operación de una obra [nos llevó] varios meses hasta que finalmente llegamos a encontrar a Knowify.”

Casas de Montaña está estructurada en dos ramas: la parte inmobiliaria y la constructora. A día de hoy, Pablo maneja un equipo de 36 personas entre profesionales y operarios. En este importante momento de crecimiento y expansión, Pablo quería resolver todo lo que conllevaba el papeleo asociado a desde la preparación de una cotización hasta la coordinación del producto mismo en la obra para su posterior ejecución. Todo ese trayecto, desde que se da la orden de compra (o que se da la cotización) hasta la administración del material, es un proceso que “es burocrático, lento, tedioso y que teniendo la tecnología que hay hoy en día para mí era impensable que todavía siguiéramos trabajando en base a papeles, firmas, y esas cosas.”

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Simplicidad y curva de aprendizaje

Una vez identificadas sus prioridades —digitalización y mejora de la comunicación— realizaron una investigación que duró alrededor de tres meses. Indagaron sistemas latinoamericanos, europeos y americanos. Dentro de las alternativas habían sistemas que si bien es cierto perseguían un poco lo que buscaban, no lo solucionaban de una “forma dinámica, rápida, inteligente y, en definitiva, atractiva”; eran sistemas demasiado estructurados que no ofrecían la flexibilidad que su negocio necesitaba. “Cuando encontramos Knowify, una de las principales cosas que nos llamó la atención fue la simplicidad del primer contacto con la plataforma”, ahí la facilidad de uso se convirtió en una premisa más. El hecho de que Knowify presentara un dashboard, con colores, con relojes indicativos, les dio inmediatamente la sensación de un sistema más analítico a tiempo real y no tan estructurado en el pasado como muchos de sus competidores.
Cuando ya suscribieron con Knowify, la primera reunión fue bastante positiva para el equipo porque se trataba de un sistema de integración que les ayudaría a solucionar sistema y fases de comunicación muy importantes. Quedaron muy sorprendidos con el módulo de presupuesto, la parte de programación, las utilizaciones de compra y, obviamente, la información de costos del día a día de un proyecto.

Pablo apunta que “la puesta en marcha tiene una curva de aprendizaje que difícilmente se le pude hacer nada; hay que entender que son alrededor de 2 o 3 meses” donde la principal dificultad es la resistencia que oponen los mismos colaboradores con uno, resistencia al cambio y al esfuerzo que supone salir de la zona de confort, de los procesos que a pesar de ser ineficientes son los conocidos. Sin embargo, transcurrido ese periodo, “que efectivamente es todo lo que es el detalle, que la coma, esto como se hace, que donde voy… una vez mecanizado, desde ahí es un periodo de tres meses, que en adelante, créame que ningún colaborador va a querer volver al sistema antiguo.” Esto representó un avance considerable ya que lo que Pablo buscaba era la estructuración de cada una de sus áreas y lo consiguió en ver que la plantilla adoptó correctamente la tecnología y ahora son mucho más eficientes como equipo. “Con lo cual el mensaje es: tener paciencia.” Pablo insiste que es un sistema que tiene ese período corto que va a generar un gran nivel de aprendizaje y también efectivamente de errores. Pero, “posterior a eso hay una evolución inmediata en todo lo que son sistemas, tiempos y, obviamente, costos.”

Impacto inmediato en la gerencia, la administración y la parte operativa

Pablo nos cuenta que una vez consolidada la implementación de Knowify, el sistema tiene un impacto inmediato a tres niveles de la empresa: gerencia, administración y operaciones.

Desde un punto de vista gerencial, él y sus directores, gracias al dashboard, pueden saber el estatus del negocio en todo momento y evaluar rápidamente las directrices de cada proyecto. Es una vista rápida e intuitiva que les permite saber cuáles son los gastos que han tenido por fases.

Des del punto de vista administrativo, Knowify les permite llevar una trazabilidad de cada uno de los procesos en tanto a la compra, subcontratos y evitar la duplicidad de órdenes de compra o la sobrecompra de un producto, por ejemplo.

Des del punto de vista operacional, destaca la facilidad de poder obtener la información del terreno; “el respaldo que significa contar con una fotografía de una fase tanto en su inicio, parte media y final es realmente un material sólido para la trazabilidad del proyecto”.